Boekingsprocedure

De makkelijkste manier om een Baobab reis te boeken is via de knop ‘Boek je reis’. Je boekt realtime, dat wil zeggen dat je meteen te zien krijgt of er op de datum van je keuze nog plaats is. Als je de boeking bevestigd hebt, sta je zeker op jouw gekozen reis geboekt. Zodra je een reis hebt geboekt, ontvang je een boekingsbevestiging en een factuur. Deze wordt per e-mail aan je gestuurd. Per boeking brengen wij € 20 reserveringskosten in rekening. Als je de factuur liever per post ontvangt dan kun je dat aangeven bij de boeking. Wij rekenen daarvoor echter wel € 15 administratiekosten. We willen namelijk zoveel mogelijk het milieu ontlasten en daartoe willen we graag alles elektronisch afhandelen. In je boekingsbevestiging vind je je wachtwoord en inlogcode voor Mijn Dossier op onze website. In jouw dossier plaatsen we alle informatie die van belang is voor jouw reis, zoals bijvoorbeeld de uitleg over je visumaanvraag, een paklijst en informatie over het land.

Ongeveer één week voor vertrek ontvang je bericht dat de aanvullende informatie over reis in je Dossier is geplaatst. Je vindt daarin alles wat nog van belang is om te weten voor je op reis gaat, zoals bijvoorbeeld je vluchtgegevens, een hotellijst en een deelnemerslijst.

Heb je geen internet of wil je je boeking persoonlijk doorspreken? Geen nood, je kunt altijd telefonisch boeken! Op werkdagen is Baobab tussen 9.00 en 17.00 uur bereikbaar. Je kunt ook langs komen op ons kantoor. Om er zeker van te zijn dat er iemand beschikbaar is die alles over een bepaalde reis weet, verzoeken wij je om van tevoren een afspraak te maken.

Voorkom teleurstelling en extra kosten, boek op tijd!

Als je eenmaal een reis hebt uitgekozen, is het verstandig om zo snel mogelijk te boeken. Veel reizen zijn namelijk al snel vol geboekt. En we passen bij prijsstijgingen gedurende het hele jaar de verkoopprijs voor nieuwe boekingen aan. Soms moeten we deze nabelasten, maar in veruit de meeste gevallen hoeft dat niet. Dus hoe vroeger je boekt, hoe lager je reissom meestal zal zijn. Bovendien willen veel luchtvaartmaatschappijen de gereserveerde stoelen, waarvoor wij nog geen geboekte passagiers op kunnen geven, al ruim voor vertrek terug hebben. Deze reserveren we dan natuurlijk graag opnieuw voor je. Soms kan dit echter leiden tot extra kosten. In het geval dat ook deze vluchtstoelen volgeboekt zijn, zullen we er alles aan doen om een alternatieve vlucht voor je te regelen waardoor je toch de rondreis kunt boeken.

Wijzigen na boeking

Baobab brengt voor elke wijziging in de reisovereenkomst € 50,- per factuur in rekening. Na boeking krijg je via onze website toegang tot je eigen digitale dossier. Hierin kun je tot een maand voor vertrek zelf kosteloos wijzigingen aanbrengen in je persoonsgegevens, met uitzondering van je naam en geslacht. Een wijziging in de vorm van een omboeking binnen 56 dagen voor vertrek geldt als een annulering met de daarbij behorende voorwaarden.

Overige wijzigingen

Het na boeking alsnog afsluiten van een annulerings- en/of reisverzekering bij Baobab Reizen is kosteloos. Let op dat je een annuleringsverzekering binnen 7 dagen na boeking afsluit. Voor alle andere wijzigingen in de reisovereenkomst wordt na boeking € 50,- per factuur in rekening gebracht.

Boekingsvoorwaarden en- Kosten

Hier vind je de boekingsvoorwaarden zoals die door Baobab gehanteerd worden.

ANVR-Reisvoorwaarden

Baobab is aangesloten bij de ANVR. Deze vereniging hanteert strenge normen voor het lidmaatschap en bevordert de kwaliteit van de reizen en van de informatie daarover. Op al onze reizen zijn de ANVR voorwaarden van toepassing. Lees de ANVR reis- en boekingsvoorwaarden goed door; bij je boeking ga je akkoord met deze voorwaarden. De reis- en boekingsvoorwaarden van de ANVR kunt u vinden op: de volledige ANVR voorwaarden.

Per reis vind je uitgebreide reisinformatie op onze website. Het programma is van dag tot dag beschreven. We vertellen je over accommodatie, vervoer, wandelingen, klimaat, visa en dergelijke. Wij wijzen je er met klem op dat deze informatie, zoals hij op onze website staat op het moment van boeking, deel uitmaakt van de reisovereenkomst. De reisinformatie wordt regelmatig aangepast aan de laatste ontwikkelingen. Wij gaan er dus vanuit dat je de meest recente reisinformatie vóór boeking gelezen hebt.

Door de bijzondere aard van de reizen van Baobab zijn de betalings- en annuleringsvoorwaarden anders dan vermeld in de ANVR reisvoorwaarden. Deze afwijking in voorwaarden is in overleg met het ANVR tot stand gekomen.

Betalingsvoorwaarden
- Binnen een week na ontvangst van je boekingsbevestiging 20% van de reissom.
- Uiterlijk zes weken voor de vertrekdatum het restant van de reissom.

Annuleringsvoorwaarden
- Tot 56 dagen voor vertrek 20% van de reissom
- Vanaf 56 tot en met 43 dagen voor vertrek 30% van de reissom
- Vanaf 42 tot en met 29 dagen voor vertrek 50% van de reissom
- Vanaf 28 tot en met 15 dagen voor vertrek 75% van de reissom
- Vanaf 14 tot en met 8 dagen voor vertrek 90% van de reissom
- Binnen 7 dagen voor vertrek: 100 % van de reissom

Nota bene:
als de reis door ons wordt geannuleerd wegens onvoldoende deelnemers, krijg je vanzelfsprekend alle kosten die je al voldaan had terugbetaald.

Verzekeringen

Een reisverzekering is verplicht, een annuleringsverzekering raden we je ten sterkste aan. Je kunt deze overal afsluiten, maar Baobab biedt verzekeringen die speciaal zijn toegespitst op de aard van de reis die je gaat maken. In samenwerking met De Europeesche biedt Baobab een scala aan uitstekende verzekeringen. Zo bieden wij een combinatie van een reis- en annuleringsverzekering die je de unieke garantie kan bieden van volledige terugbetaling van de reissom bij het tussentijds afbreken van de reis wegens onvoorziene omstandigheden. Je kunt bij ons zowel gewone, als doorlopende reis- of annuleringsverzekeringen afsluiten. Uitgebreide informatie over deze verzekeringen vind je hier. Je kunt ons ook mailen of bellen over een persoonlijk advies.

Gezondheid

Voor deelname aan onze reizen is een normale conditie en goede gezondheid vereist. Als je twijfelt of een reis geschikt voor je is, verwacht Baobab dat je contact met ons opneemt. Indien je een leeftijd hebt van boven de 70 jaar, vragen wij je eveneens om contact met ons op te nemen, zodat we kunnen bespreken of de reis geschikt is voor jou. Indien er zaken zijn waarvan Baobab op de hoogte zou moeten zijn (bijvoorbeeld een handicap, ziektes of bepaalde aandoeningen, medicijngebruik en als je slecht ter been bent of speciale assistentie nodig hebt) ben je verplicht dat te melden vóór je boekt. Baobab behoudt zich het recht voor om je boeking niet te accepteren als een van bovenstaande zaken in onze ogen leidt tot onoverkoombare problemen tijdens de reis. Indien je je hier niet aan houdt, kan Baobab je - ook tijdens de reis - uitsluiten van deelname zonder restitutie van de reissom

De juiste persoonsgegevens

Let op: de luchtvaartmaatschappijen hanteren strikte normen bij het inchecken en laten je niet toe op de vlucht als je naam op het e-ticket niet geheel overeen komt met de naam in je paspoort. Wij hebben dan ook bij boeking je volledige en correcte paspoortgegevens nodig om je vluchtenreservering definitief vast te leggen. Dat wil zeggen dat wij de namen, voornamen en initialen nodig hebben, precies zoals ze in het paspoort waarmee je op reis gaat vermeld staan. Als deze gegevens afwijken van de gegevens in je paspoort, zijn wij niet aansprakelijk voor de gevolgen hiervan en word je niet toegelaten aan boord. Je betaalt bij elke wijziging ná boeking van de tenaamstelling altijd wijzigingskosten (€ 50,- per persoon), plus de eventuele meerkosten die de luchtvaartmaatschappij berekend.

Klachten?

Met Baobab kun je ervan uitgaan dat je reis probleemloos verloopt. Mocht je toch over iets ontevreden zijn, dan dien je dit tijdens de reis aan de reisbegeleiding melden. In de meeste gevallen kan dan ter plaatse een passende oplossing worden gevonden. Indien de klacht niet naar tevredenheid kan worden opgelost, moet je de klacht vervolgens tijdens de reis schriftelijk melden. De reisbegeleider heeft hiervoor een ANVR klachtenformulier bij zich. Na afloop van de reis kun je jouw kopie van dit klachtenformulier, samen met een eventuele toelichting, binnen een maand aan ons toesturen. Dit is conform de ANVR reisvoorwaarden: ‘indien achteraf blijkt dat u niet aan deze meldingsplicht voldaan heeft en Baobab Reizen dientengevolge niet in de gelegenheid gesteld is de tekortkoming te verhelpen, is uw eventuele recht op schadevergoeding dienovereenkomstig uitgesloten en kan uw klacht niet meer in behandeling worden genomen’.

Reissom

Voor de juiste reissom per vertrekdatum verwijzen we je naar het kopje ‘data en prijzen’ bij de reisbeschrijving van de reis van je keuze. Bij elke reis staat uitgebreid beschreven wat wel en wat niet inbegrepen is, en wat de kosten voor eventuele excursie- en verlengingspakketten zijn. Je zult zien dat de prijzen per vertrekdatum verschillen. Dit komt door de verschillende toeslagen die per seizoen berekend worden. Alle genoemde prijzen zijn per persoon en gebaseerd op overnachtingen in tweepersoonskamers of -tenten.

Uitgaven ter plaatse

Informatie over de hoogte van de uitgaven ter plaatse voor maaltijden, drankjes, souvenirs, excursies, fooien, entreegelden etc. is te vinden in de uitgebreide reisbeschrijving van de reis van je keuze.

Het kan voorkomen dat de reissom van een reis in de loop van het jaar gewijzigd wordt, als gevolg van verhoogde vluchtprijzen, ticketbelastingen, brandstoftoeslagen of entreekosten. Baobab houdt zich verder het recht voor de prijzen van de aangeboden reizen aan te passen als de nu geldende BTW voorschriften wijzigen.

Inbegrepen wel/niet

Op onze website vind je bij elke reis het complete overzicht Wij bieden onze reizen zonder verborgen kosten aan, dus inclusief luchthavenbelasting, brandstofheffingen en andere onvermijdbare kosten. In het algemeen gaat dit om de volgende zaken:

Inbegrepen

• Vliegreizen
• Ticketbelastingen en brandstofheffingen, zoals geldig op het moment van boeking van je reis, en die vooraf in rekening worden gebracht
• Alle vervoer op reisdagen
• Accommodatie
• Excursies zoals vermeld bij elke reis
• Entreegelden zoals vermeld bij elke reis
• Maaltijden zoals vermeld bij elke reis
• Reisbegeleiding

Niet inbegrepen

• Vaccinaties
• Visakosten
• Reis- en annulerings verzekeringen
• Bijdrage Calamiteitenfonds
• Reserveringskosten (€ 20 per factuur)
• Alle overige maaltijden
• Alle overige entreegelden
• Lokale luchthaven- en vertrekbelastingen
• Facultatieve excursies
• Fooien
• CO2 compensatie van je vlucht en/of je vervoer ter plaatse
• Bijdrage Travel Foundation Nederland
• Evt. afhandeling factuur per post i.p.v. email
  (15,- administratiekosten)

Doorgaan van je reis

Een door Baobab aangeboden reis gaat vrijwel altijd door. Het kan echter gebeuren dat er minder mensen boeken dan ons minimum aantal deelnemers. Wij behouden ons dan het recht voor om je reis te annuleren. In dat geval krijg je uiterlijk drie weken voorafgaand aan je reis bericht dat de reis niet door kan gaan. Wij zullen altijd proberen een alternatief voor je te vinden. Kies je hier niet voor, dan krijg je het al door jou betaalde bedrag terug.

Visum en Reisdocumenten

Paspoort en visum

De vereiste reisdocumenten verschillen per reis. In de uitgebreide reisinformatie van de reis van je keuze kun je lezen wat er voor die reis vereist wordt. Na boeking ontvang je uitgebreide informatie over de visumprocedure en de benodigde visumformulieren.

Baobab Reizen biedt je de mogelijkheid om gebruik te maken van onze samenwerkingsregeling met Hèt VisumBuro. Het grote voordeel van deze visumservice is dat je niet zélf naar de betreffende ambassade(s) in Den Haag of Brussel hoeft te gaan. Dit regelt Hèt VisumBuro. De administratiekosten bedragen met de Baobab Reizen visumregeling € 30,- per persoon per visum (voor visa die in Nederland worden uitgegeven) en € 37,50 per persoon per visum (voor visa die in België worden uitgegeven). Dit is lager dan de administratiekosten die Ambassades/Consulaten zelf hanteren.

Als je van deze visumregeling gebruik wilt maken, moet je dit bij boeking aangeven. De visum- en administratiekosten worden dan verrekend op de Baobab Reizen factuur.

Reizigers naar de VS of via de VS

Je bent verplicht elektronische reistoestemming te verkrijgen via het Elektronisch Systeem voor Reistoestemming ESTA, voordat je aan boord kunt gaan van een vliegtuig of schip naar de VS. De aanvraag valt onder je eigen verantwoording, en kan niet via Baobab reizen gerealiseerd worden. Voor deze online aanvraag dien je naar de website van ESTA te gaan. Wij raden je aan de aanvraag tijdig in te dienen (tenminste 3 dagen vóór vertrek). ESTA geeft in de meeste gevallen onmiddellijk autorisatie nadat je de gevraagde informatie hebt ingevuld. In sommige gevallen kan de aanvraag 3 dagen in beslag nemen. Als geen toestemming wordt gegeven dien je een visum aan te vragen via de Amerikaanse ambassade.

Ticket en de laatste informatie

Ongeveer een week voor vertrek ontvang je van ons bericht dat de laatste informatie over jouw reis klaar staat in Mijn Baobab: je ticket, de deelnemerslijst, de hotellijst, de naam van je reisbegeleid(st)er en je definitieve vluchtschema. Tevens ontvang je informatie hoe je je eigen e-ticket kan uitprinten voor je vluchten via www.checkmytrip.com. Dit e-ticket geldt gewoon als ticket. Je hebt deze print van dit ticket en je paspoort nodig om in te checken. Bij de incheckbalie krijg je nog wel als vanouds een instapkaart. Je vindt op je e-ticket vaak meerdere namen omdat wij met groepsaanvragen werken; zolang jouw naam erbij staat, is het een geldig e-ticket voor jou. Doordat er sprake is van een groepsreservering is het helaas niet mogelijk om vooraf online met je ticket in te checken, behalve voor vluchten van KLM of Air France. Doe dit dus persoonlijk, ruim twee uur voor vertrek op de luchthaven.